Komunikácia s klientami

Svojim zákazníkom môžete posielať mail alebo SMS (pokiaľ je telefónne číslo súčasťou registrácie a je zároveň aktívne fungujúce).

Posielanie e-mailov a SMS funguje na rovnakom princípe a zrealizujete ho v časti „Komunikácia“.

Posielanie e-mailov a tvorbu šablón si nastavujete v záložke "Komunikácia".

Poslať e-mail alebo SMS

1. V prvom kroku si vyberáte šablónu správy.

Reklamný e-mail alebo SMS

V prípade, že idete poslať vlastný text máte možnosť vylúčiť všetkých vašich klientov, ktorí vám nedali súhlas na zasielanie reklamných správ alebo sa z nich odhlásili. Stačí označiť políčko „Reklamný e-mail“ alebo „Reklamná SMS“. Toto políčko nie je predvolené.

Za reklamný e-mail či SMS sa spravidla považuje každá správa, ktorá sa priamo netýkajú cvičenia, ktoré váš zákazník navštevuje. Je to však na posúdení odosielate a jeho zodpovednosti.

V prvom kroku si vyberáte šablónu a cieľovú skupinu pre váš e-mail.

2. Vyberáte cieľovú skupinu v rámci 4 možností

  • A. Poslať správu môžete všetkým s aktívnou registráciou vo fakturačnej skupine, ktorú si zvolíte.
  • B. Alebo konkrétnej skupine

TIP: V oboch prípadoch sa posiela e-mail alebo SMS len na registrácie v stave „Registrovaný“.

TIP: Počet príjemcov sa automatický prepočítava. Náhľad zoznamu vo forme meno a e-mail si pozriete po kliknutí na tlačidlo „Zobraziť príjemncov“.

Pre svoj e-mail vyberáte cieľovú skupinu v rámci 4 možností

  • C. Konkrétnemu zákazníkovi po zadaní e-mailu
  • D. Alebo vybraným registráciám

Vybrané registrácie

Táto funkcionalita vám umožní poslať e-mail alebo SMS na:

A. Vyfiltrované registrácie
V záložke Registrácie si vyberiete akýkoľvek filter a v spodnej časti kliknite na poslať e-mail alebo SMS a to vás presunie do záložky „Komunikácia“ s predvyplneným zoznamom.

TIP: Takto môžete osloviť napríklad len tie registrácie, pre ktoré neevidujete aktuálne platbu.

Táto funkcionalita vám umožní poslať e-mail na vybrané registrácie. 

B.Konkrétny termín v kalendári
V kalendári si vyberiete akýkoľvek termín a zvolíte tlačidlo „Poslať e-mail“ alebo „Poslať SMS“.

TIP: Výhodou je, že zoznam príjemcov zohľadní aktuálne vyplnenú dochádzku vrátane registrácií, ktoré si v danom termíne uplatňujú náhradnú hodinu z inej skupiny.


3. Vyplníte správu
Pokiaľ nevytvárate vlastnú správu je obsah šablóna predvyplnená. V oboch prípadoch môžete e-mail alebo SMS akokoľvek editovať.

Používať môžete aj dynamické značky, ktoré sa vyplnia automaticky podľa registrácie, ktorú daná registrácia navštevuje.

DYNAMICKÉ ZNAČKY
Tieto značky sa týkajú iba šablón, ktoré majú priamy súvis s registráciami
*|COURSE_PLACE|*
Plná adresa konania kurzu
*|COURSE_NAME|*
Názov kurzu
*|COURSE_DATE_DAY|*
Deň v týždni kedy sa koná kurz (napr.: Pondelok)
*|COURSE_SUMMARY|*
Dátum a čas konania kurzu
*|COURSE_TRAINER|*
Celé meno trénera kurzu
*|COURSE_PRICE|*
Cena za kurz
*|VARIABLE_SYMBOL|*
Variabilný symbol registrácie. Zhodný s číslom registrácie.
*|USER_ID|*
ID používateľa
*|SCHEDULE_DURATION|*
Dĺžka hodiny
*|COURSE_DATE_START_END|*
Dátum prvého a posledného cvičenia

4. Náhľad správy
Pred odoslaním si v poslednom kroku môžete skontrolovať komu a akú správu idete posielať.
Dokonca náhľad správy bude s predvyplnenými dynamickým značkami s náhľadom podľa prvej registrácie v zozname.

Na záver správu odošlete alebo sa vrátite späť a komunikáciu ľubovoľne upravíte.

5. Odoslané správy
Výsledok všetkých odoslaných správ si viete skontrolovať v časti „Komunikácia“ – „Odoslané správy“. Zvoliť si môžete rozsah obdobia a dokonca aj konkrétneho klienta zadaním jeho e-mailu.

Najčastejšie otázky

Aké sú podmienky odosielania SMS správ?

Cena jednej SMS na telefónne číslo je stanovená. Nie je možné momentálne ponúkať neobmedzené množstvo SMS.

Každý prevádzkovateľ kurzu bude mať počas každého mesiaca k dispozícii kredit s limitom. Kredit sa bude počítať jednoducho: 10 SMS na každú aktívnu skupinu.

Ako vytvárať správu SMS?

Jedna SMS môže obsahovať maximálne 459 znakov. Ak je text kratší ako 160 znakov, odošle sa ako jedna SMS. Ak je text dlhší ako 160 znakov, potom jedna SMS bude mať 153 znakov (príjemca uvidí SMS správy ako jednu dlhú spojenú SMS správu). SMS je jedna pre všetkých prijímateľov, preto nie je možné využívať personalizáciu SMS (možný rozvoj do budúcnosti).

Ako mám vyberať príjemcov SMS správy?

Rovnako ako v e-mailoch. Vyhľadávať môžete medzi všetkými príjemcami bez ohľadu na to, či majú alebo nemajú telefónne číslo. ak používateľ číslo zadané v systéme má, negarantuje to doručenie správy (telefónne číslo môže byť v zlom formáte, alebo neaktívne).

Ako budete odosielať SMS správy?

Aplikácia nájde všetkých príjemcov správy a urobí základnú kontrolu telefónnych čísel. Ďalej pokračuje iba s tými príjemcami, ktorých telefónne číslo má platný formát. Následne prebehne kontrola dostupnosti kreditu. Ak je kredit potrebný na odoslanie správ nedostatočný, SMS nebude možné odoslať.

Ak je kredit dostatočne veľký, SMS správa je zaslaná príjemcom a rezervuje sa potrebný kredit. Pre všetky doručené správy sa následne kredit označí ako spotrebovaný.

Ako zistím, že bola SMS správa odoslaná?

Uvidíte to v odoslanej komunikácii. Každú minútu aplikácia kontroluje, či bola správa odoslaná a doručená.

Ako funguje kredit na SMS?

V prípade potreby navýšenia stačí napísať na hello@zooza.sk. Hodnota kreditu bude naúčtovaná na konci mesiaca k vašej faktúre.

Kredit pre navýšený balík exspiruje po roku od jeho zakúpenia.

Pri odosielaní správ sa rezervuje potrebná výška kreditu. Po doručení správy sa rezervovaný kredit označí ako spotrebovaný.

Celkový kredit je rozdiel medzi zakúpeným kreditom a minutým kreditom.

Disponibilný kredit je zakúpený kredit a minutý kredit a rezervovaný kredit pre odosielanie SMS.

Minutý kredit sa zapisuje do najstarších zakúpených balíčkov, tak aby sa tieto míňali ako prvé a predišlo sa nechcenému exspirovaniu kreditu.

Ako mám vytvoriť šablóny pre e-mail či SMS?

Šablóny sú systémové, štandardné, ktoré systém posiela automatizovane ako napríklad „Potvrdenie registrácie“. Obsah správy môžete upraviť aj použitím dynamických značiek a uložiť. Od toho momentu sa bude systémová správa posielať so zadanou úpravou.

Môžete si vytvoriť ľubovoľný počet vlastných šablón. Výhodné sú najmä ak nejaký typ vlastnej správy posielate častejšie. Začnete kliknutím na tlačidlo „Vytvoriť šablónu“, použiť môžete aj dynamické značky.

Vytváranie vlastných šablón a úprava systémových mailov.